你有没有遇到过这样的困境：文件乱七八糟、待办事项散落一地，项目进展像是拖慢的蜗牛？本以为 Notes、Reminders、日历这些工具能帮我理顺一切，但最终它们也还是有个大问题：缺少一个清晰的文件夹结构。
今天，我要跟大家分享我如何用一个简单的苹果快捷指令，提高效率。接下来，我将用四个步骤教你如何快速上手，把你的项目管理变得井井有条！
1. 高效的文件夹结构，节省时间
统一的文件夹结构就像一个整洁的图书馆，让你一眼就能找到需要的东西。我在工作流中做了以下安排：
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小文件，比如想法或PDF，我会放在Apple Notes里。 -
较大的文件，我直接存放在Finder中。 -
待办事项会放进Reminders，项目相关的日期则会标记在专门的日历里。
这种结构把一切都串联起来，方便查找，团队也能快速找到需要的资料，节省了大量的时间。最重要的是，这让我能有更多时间投入到创意工作中。
2. 用快捷指令自动化整个流程
有了苹果的快捷指令，你可以在几分钟内就将这个高效的系统自动化！接下来，我一步一步告诉你怎么做。
步骤 1 — 创建一个新的快捷指令
首先，打开Mac上的“快捷指令”应用。最快的方式是按下“Command + 空格”来打开Spotlight搜索，然后输入“快捷指令”找到它。
然后，点击右上角的加号（+）来创建一个新的快捷指令。
接下来，给你的快捷指令起个名字，比如“新项目”，并可以选择一个图标和颜色来个性化一下。如果你喜欢快捷方式操作，可以点右上角的ⓘ图标，进入“详情”设置，选择自己最习惯的方式来快速使用这个快捷指令。我个人喜欢把它固定在菜单栏，但你也可以设置快捷键，如果这样更方便你。
步骤 2 — 输入项目名称
接下来，你的快捷指令需要询问项目名称，我们会用这个名称来创建对应的文件夹。点击右上角的“动作库”图标，找到“询问输入”这一动作，输入提示语，比如“项目名称？”。
输入的项目名称将被存储为一个变量，并在后续的步骤中使用。
3. 在Notes和Finder中创建文件夹
接下来，我们要为项目在Notes和Finder中创建文件夹。
在“动作库”中搜索“Notes文件夹”，然后把“创建文件夹”动作拖到快捷指令里。接着，在文件夹名称字段中右键点击，选择“插入变量”，然后选择你在步骤2中创建的项目名称变量。
对于Finder中的文件夹，搜索“Finder文件夹”并添加“创建文件夹”动作。同样，右键点击“路径”字段，选择“插入变量”，然后选择项目名称变量。
你可以把文件夹设置为存储在Finder中的“项目”文件夹里，方便管理。
如果你希望在创建文件夹时自动打开Notes，也可以在Notes文件夹的设置里启用“打开Notes”选项。
4. 添加更多功能：Reminders和日历
如果你想在快捷指令中包含Apple的Reminders和日历，也很简单。
只需要在“动作库”中找到“创建列表”动作，添加到快捷指令里。然后重复这个步骤，搜索“添加新日历”并加上。通过设置变量，日历和提醒事项都可以自动与项目名称关联。
完成这些步骤后，你的快捷指令就基本完成了！
5. 小技巧，让你的项目更个性化
如果你觉得这个快捷指令还可以加点创意，试试以下小技巧：
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语音备忘录： 如果你常用语音备忘录，可以设置一个文件夹来专门存放与你项目相关的录音。 -
Freeform： 如果你喜欢使用Freeform来做思维导图或便签，可以通过快捷指令自动生成一个新的Freeform板块来组织项目内容。
我特别喜欢为项目名称加上表情符号，这样在Finder和Notes中查找起来也更容易，甚至还能增添一点个人特色。
最终效果：一键提升工作效率
完成后，你只需要点击右上角的播放按钮，或者通过之前设置的方式调用快捷指令。当你点击启动快捷指令并输入项目名称时，一切都会自动完成：
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项目名称对应的文件夹会在Notes和Finder中生成； -
Reminders和日历也会自动创建对应的任务和日期。
通过这个快捷指令，你不仅节省了大量的时间，还避免了许多杂乱无章的操作，无论是整理笔记、任务，还是存储文件，都能迅速找到。
别等了，赶快掌控你的工作流程，充分发挥苹果快捷指令带来的高效工作潜力吧！好的，本期我们就到这里啦，感谢观看！我们下期再见！
原文始发于微信公众号（程序员黎明）：这个苹果快捷指令让我的项目管理飞速提升，节省了数小时！你也能做到！
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